Protección de datos
Política de tratamiento de datos personales
Versión 1.0 · Septiembre de 2026
1. Identificación del responsable
El responsable del tratamiento de los datos personales recolectados por el club es:
Responsable: BATAI ANDES F.C., club deportivo en proceso de formalización.
Dirección de contacto: Calle 36H Sur # 3C-05 Este, Bogotá D.C.
Correo electrónico: bataiandesfc@gmail.com
Teléfono y WhatsApp: 317 388 7239
Cuando el club obtenga su personería jurídica, esta política se actualizará con su número de identificación tributaria (NIT) y se informará a los titulares.
2. Marco legal
Esta política se rige por el artículo 15 de la Constitución Política (derecho a la intimidad y habeas data), el artículo 44 (prevalencia de los derechos de los niños), la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, la Ley 1098 de 2006, la Circular Externa 005 de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio, la Ley 2300 de 2023 y la Ley 2489 de 2025, así como las normas que las modifiquen o complementen.
3. Definiciones
Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento. En el caso de deportistas menores de edad, sus derechos los ejercen sus representantes legales.
Acudiente: padre, madre o representante legal que registra al deportista y otorga las autorizaciones en su nombre.
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos relativos a la salud. La imagen de un menor de edad se trata con el mismo nivel de protección.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Encargado: persona o proveedor que trata datos por cuenta del responsable.
Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular o su representante para el tratamiento de sus datos.
4. Principios
El club aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En particular, solo se solicitan los datos necesarios para las finalidades descritas en esta política, y el acceso a cada dato se limita a las personas que lo necesitan para cumplir su función.
5. Datos que se recolectan
5.1 Del acudiente
Nombres y apellidos, tipo y número de documento, parentesco con el deportista, teléfono, correo electrónico, dirección de residencia y, de forma opcional, ocupación.
5.2 Del deportista
Nombres y apellidos, tipo, número y ciudad de expedición del documento, fecha de nacimiento, sexo, categoría y grupos de entrenamiento, número de dorsal, talla de uniforme, colegio y curso, contacto de emergencia (nombre y teléfono de un adulto) y fotografía para el carné interno.
5.3 Datos sensibles (opcionales)
Grupo sanguíneo, EPS, alergias, condiciones médicas relevantes y medicamentos, cuya única finalidad es proteger la salud del deportista durante las actividades del club. La autorización para su uso en difusión es independiente y opcional (ver sección 9).
5.4 Datos generados por la actividad del club
Asistencia a entrenamientos, convocatorias e inscripciones a torneos, cobros, pagos, comprobantes y recibos, acuerdos de pago, entrega de uniforme, y registros de uso de la plataforma (quién realizó cada cambio y cuándo).
5.5 De entrenadores y usuarios del club
Nombre, correo electrónico, rol en la plataforma y registros de actividad.
6. Finalidades del tratamiento
Los datos se tratan exclusivamente para:
Gestionar la inscripción, el registro y la permanencia del deportista en el club, incluida la asignación de categoría y grupos.
Organizar entrenamientos, registrar la asistencia y realizar el seguimiento deportivo y formativo del deportista, así como organizar convocatorias.
Inscribir al deportista en torneos y campeonatos, entregando a los organizadores solo los datos mínimos que estos exijan.
Gestionar permisos escolares por entrenamientos, partidos, viajes o torneos, mediante cartas dirigidas al colegio que incluyen únicamente nombre, curso, fechas y motivo.
Gestionar cobros de inscripción y mensualidades, registrar pagos, emitir recibos, administrar la cartera y los acuerdos de pago.
Comunicarse con el acudiente sobre asuntos del servicio: horarios, cambios, convocatorias, pagos y avisos del club.
Atender situaciones de salud o emergencia del deportista durante las actividades del club (solo si se autorizaron los datos sensibles).
Elaborar el carné interno del deportista.
Elaborar estadísticas internas sobre la comunidad del club, de forma agregada.
Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.
Difundir fotografías y videos del deportista en la página web y redes sociales del club, solo si se otorgó la autorización específica de uso de imagen.
El club no vende, alquila ni cede los datos personales, y no los usa para fines publicitarios de terceros.
7. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes
De acuerdo con el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, el club trata datos de menores de edad únicamente cuando el tratamiento responde y respeta su interés superior y asegura el respeto de sus derechos fundamentales. En consecuencia:
La autorización la otorga el representante legal del menor, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, cuya opinión se valora según su madurez, autonomía y capacidad de entender el asunto. El formulario de registro incluye la declaración correspondiente.
Los deportistas menores de edad no tienen cuenta ni acceso a la plataforma; solo acceden sus acudientes y el personal autorizado del club.
La información de cada deportista es privada por defecto. Nunca se publican datos que permitan identificarlo o ubicarlo sin autorización expresa.
Los datos de los menores no se usan para mercadeo ni se comparten con terceros ajenos a las finalidades de esta política.
La información de pagos y saldos nunca se comunica al deportista ni en presencia de sus compañeros; se trata exclusivamente con el acudiente.
8. Tratamiento de datos sensibles
Conforme al artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 6 del Decreto 1377 de 2013, el club informa que:
Ningún acudiente está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, y negarse no impide la inscripción ni la participación del deportista.
Son datos sensibles los relativos a la salud (grupo sanguíneo, EPS, alergias, condiciones y medicamentos) y la imagen del menor.
Su finalidad es exclusivamente la protección de la salud del deportista durante las actividades del club.
Solo pueden consultarlos la administración del club y los entrenadores, y se almacenan separados del resto de la información, con acceso restringido.
No se registran diagnósticos detallados: solo la información necesaria para actuar ante una emergencia.
9. Uso de imagen
La fotografía del carné es de uso interno y no se publica. La publicación de fotografías o videos en los que el deportista sea identificable, en la página web o redes sociales del club, requiere una autorización específica, separada y opcional, que el acudiente puede revocar en cualquier momento desde la plataforma o por los canales de atención. Una vez revocada, el club retirará las publicaciones que estén bajo su control en un plazo razonable.
Las publicaciones del club nunca incluirán información que permita ubicar al menor (dirección, colegio, horarios individuales) ni información sobre pagos o situaciones personales.
10. Derechos de los titulares
Los titulares, y en el caso de menores sus representantes legales, tienen derecho a:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el club.
Revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
Acceder gratuitamente a sus datos personales.
11. Procedimiento para consultas y reclamos
Canales: correo bataiandesfc@gmail.com, WhatsApp 317 388 7239, o la sección "Mis autorizaciones" del portal de familias.
11.1 Consultas
Se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recepción. Si no fuere posible atenderlas en ese término, se informará al interesado el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
11.2 Reclamos
Cuando se considere que la información debe corregirse, actualizarse o suprimirse, o se advierta un incumplimiento, se podrá presentar un reclamo indicando la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección de respuesta y los documentos de soporte. Si el reclamo está incompleto, se pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; pasados dos (2) meses sin respuesta del interesado, se entenderá desistido. El término máximo de respuesta es de quince (15) días hábiles, prorrogable hasta por ocho (8) días hábiles adicionales, informando el motivo al interesado.
12. Encargados y transmisión internacional de datos
La plataforma del club funciona sobre proveedores tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento: Supabase (base de datos, autenticación y almacenamiento de archivos) y Cloudflare (publicación del sitio web), con servidores ubicados en Estados Unidos, así como servicios de correo electrónico para el envío de notificaciones. Estados Unidos figura entre los países con nivel adecuado de protección de datos según la Circular Externa 005 de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio. Estos proveedores tratan los datos únicamente para prestar el servicio tecnológico y conforme a sus condiciones de seguridad y confidencialidad.
13. Comunicación de datos a terceros
Los datos solo se comunican a: organizadores de torneos en los que participe el deportista (datos mínimos exigidos para la inscripción); instituciones educativas, para cartas de permiso (nombre, curso, fechas y motivo); y autoridades competentes que los requieran legalmente. En ningún caso se comparten datos sensibles o financieros con estos terceros.
14. Seguridad de la información
El club adopta medidas técnicas y administrativas razonables, entre ellas: acceso por roles con permisos mínimos (acudiente, entrenador, administración); verificación en dos pasos para las cuentas de administración; almacenamiento privado de fotografías, documentos y comprobantes; conexiones cifradas; registro de auditoría de cambios sobre datos y pagos; y la prohibición de circular bases de datos de deportistas por mensajería o archivos compartidos fuera de la plataforma.
15. Comunicaciones de cobro
Las comunicaciones sobre pagos pendientes se realizarán solo por los canales que el acudiente autorice, de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., nunca domingos ni festivos, y sin más de un contacto por día ni por varios canales en una misma semana, conforme a la Ley 2300 de 2023. El club no publica listas de deudores en ningún medio ni grupo.
16. Conservación y supresión de los datos
Los datos se conservarán mientras el deportista pertenezca al club y, tras su retiro, durante el tiempo necesario para las finalidades descritas, conforme a los siguientes criterios:
Datos de salud: se eliminan al retiro del deportista.
Autorización de uso de imagen: vigente hasta su revocatoria o hasta el retiro del deportista.
Datos de identificación, contacto y seguimiento deportivo: hasta dos (2) años después del retiro, para facilitar un eventual reingreso; luego se suprimen o anonimizan.
Registros de pagos, recibos y soportes: durante el término que exijan las normas contables y tributarias aplicables.
Prueba de las autorizaciones otorgadas: mientras subsista el tratamiento y el término necesario para demostrar su cumplimiento.
17. Registro Nacional de Bases de Datos
De acuerdo con el Decreto 090 de 2018, la obligación de inscribir bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos aplica a sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT y a entidades públicas. A la fecha, el responsable no se encuentra en ese supuesto. Esta situación se revisará si cambian las condiciones del club.
18. Vigencia y modificaciones
Esta política rige desde su publicación en la plataforma del club. Cualquier cambio sustancial, en especial sobre el responsable o las finalidades, se informará a los titulares por los canales habituales y, cuando corresponda, se solicitará una nueva autorización. La plataforma conserva la versión aceptada por cada acudiente, con su fecha.
Anexo A. Aviso de privacidad (versión corta del formulario)
BATAI ANDES F.C. tratará los datos personales suyos y del deportista que usted registra para gestionar su inscripción, entrenamientos, asistencia, torneos, permisos escolares, pagos y comunicaciones del club. Los datos de salud y el uso de imagen son opcionales y requieren autorización aparte. Usted puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar sus autorizaciones escribiendo a bataiandesfc@gmail.com o al WhatsApp 317 388 7239. Consulte la política completa en la página del club.